Btgunluk.com

Zaman Yönetimi

Zaman hayatımızdaki en kısıtlı kaynak belki de. Zamanı yönetmek konusunda Kerem Köseoğlu'nun ilham aldığım bir konuşması var 2018 Haziran'ında yayınlanan. Arada tekrar edebilmek için bu konuşmayı deşifre ettim.

Evet, bu kadar çok şeye nasıl zaman buluyorsun? Herhalde benim en çok duyduğum sorulardan bir tanesi kendi hayatında. Bugün size bu sorunun cevabını istinaden, belki sizin de kendinize örnek alabileceğiniz bazı ipuçları paylaşmak istiyorum.

Hayatımda taktığım pek çok şapka var. Bunlardan bir tanesi yazılım. Pek çok ülkede yazılım projeleri yaptım. Ve şu anda yazılım mimari olarak hala devam ediyorum. Yazarlık yapıyorum. Yayınlanmış altı tane kitabım var. Bunlardan bir tanesinden biraz sonra daha detaylı bahsedeceğim. Amerika'da bir tane yazılım mimarisi kitabım çıktı en son. Dört tane albümde imzam var. Bunun yanı sıra yogayla ilgileniyorum. Eğitimler düzenliyorum, hem şirketlere hem de özel gruplara. Bunun yanı sıra bir tiyatro geçmişim var. Birkaç sene organik oyuncular adlı doğaçlama tiyatro grubunda sahne aldım.

Bu kadar çok şapkayı böyle karıştırmadan nasıl takıp çıkartıyorsun? Nasıl oluyor da bunları yetişebiliyorsun sorusu bana çok fazla geliyor.  Bunun cevabı aslında başta biraz zamanı anlamaktan geçiyor. Benim kanımca aslında zaman dünyadaki en ekonomik kaynak diyebiliriz. Çünkü hepimizin her birimizin bir günde yirmi dört saati var. Yani bir günde yirmi beş saati veya yirmi saati olan hiç kimse yok.  Ben bu yirmi dört saati kendi kafamda en azından üç birime bölmeyi seviyorum. Bunlardan bir tanesi uyku süresi. Her gün sekiz saatimiz uyuyarak geçiyor. Bir diğeri mesleğimize ayırdığımız bir sekiz saat. Ya da okuyorsanız okul olabilir. Hayattaki ana meşgalemiz diyelim. Geriye sekiz saatlik üçüncü dilim kalıyor.

İşte insan hayatındaki farkı benim kanımca bu üçüncü dilimde ne yaptığı çok fazla belirliyor. Zaman kısıtlı bir kaynaktır. Demin de söylediğim gibi, para da kısıtlı bir kaynak öyle değil mi? Yani en azından pek çoğumuz istediği kadar paraya sahip değil. Yapmak istediklerimiz sahip olduğumuz paradan daha fazla.  Dolayısıyla parayı ne yapıyoruz,  bütçeliyoruz. Yani gelirimizi kazandığımız gün harcamak yerine bir bütçe çerçevesinde harcıyoruz. İşte zaman aslında paradan da kısıtlı bir kaynak. Çünkü bugün paramı kaybederim ama yarın bir daha kazanabilirim. Veya diyelim ki çok yoruldum, iki üç gün dinlenirim, enerjimi tekrar geri kazanabilirim. Ama zamanı bir kere harcadığım zaman onu tekrar geri kazanma şansım yok. Aynı zamanda zamanı biriktirip sonradan kullanma şansım da yok. O anda cebimdeki zamanla ne ise onunla kısıtlıyım.  Bu kadar kısıtlı bir kaynağı da,  bu kadar kıymetli bir kaynağı da insanın bütçeleyerek kullanması gerektiği görüşündeyim. Bu görüşte olan sadece ben değilim.  Benjamin Franklin çok sevdiğimi sözü: Kayıp zaman asla geri getirilemez. Şimdi burada zamanın kıymetli bir şey olduğunu anladık ama yapmak istediğimiz şeyler için boş zamanı nasıl buluyoruz? En azından ben nasıl buluyorum? Belki sizlere ilham olması açısından bunu paylaşmak istiyorum.

Hayatımdaki uğraşları aktif uğraşlar ve pasif uğraşlar diye kafamda ikiye ayırdım. Pasif uğraşlar ne olabilir, dizi izlemek pasif bir uğraştır, sosyal medyada başvuran hesaplara bakmak pasif bir uğraştır. Gazete okumak pasif bir uğraştır. Buna benzer şeyler aslında pasif uğraşlarımızdır. Peki, aktif uğraş nedir?  Örneğin bir enstrüman çalıyorsanız, bu enstrümana ayırdığınız vakit aktif bir zamandır. Kitap yazıyorsanız o kitaba ayırdığınız vakit aktifti zamandır. Yabancı bir dil öğreniyorsanız, o dille ilgili yaptığınız çalışmalara aktif uğraştır. Bu şekilde bu uğraşları ikiye ayırdığımda aslında benim yaptığım şey temelde pasif uğraşlara ayırdığım zamanı minimize edip, bu artan zamanı aktif uğraşlara ayırmaktan ibaret.  Çok böyle sihirli bir şey yapmıyorum aslında.

Yapılan bir araştırma modern bir insanın iş dışında yaklaşık günde dört saatini bir ekrana bakarak geçirdiğini ortaya koymuş. Bu ekran ne olabilir, televizyon ekranı olabilir, tablet olabilir, cep telefonu olabilir. Dört saat uzun bir süre, ben herkesin kendi ile özdeşleştirebilmesi için bunu ortadan ikiye böleceğim. Modern bir insan günde ortalama iki saatini ekranlara bakarak geçiriyordur diye bir istatistik atacağım. Şimdi bu iki saati bir düşünelim. Bir yılda üç yüz atmış beş gün var. Her gün iki saat boyunca ekrana bakan biri bir yılın sonunda toplam yedi yüz otuz saatini ekrana bakarak geçirmiş anlamına geliyor. Şu anda çoğunuz öğrenci ama şirketlerde çalışmaya başladığınızda ortalama bir iş günü sekiz saat. Ben bu yedi yüz otuz saati sekize böldüğümde, toplam doksan iş gününü bir sene boyunca bir ekrana bakarak geçirdiğimiz anlamına geliyor. Yine şirketlerde olduğumuz zaman göreceksiniz, bir ayın içerisindeki ortalama çalışma günü, yani iş günü yirmi gün olarak kabul edilir ortalama olarak. Dolayısıyla ben bu doksan günü de buna böldüğün zaman dört buçuk aylık bir süreye geliyor. Yani bu ne anlama geliyor,  ben iş yerinde dört buçuk ayda harcadığım zamanı evde bir ekrana bakarak geçiyorum. Çok büyük bir süre öyle değil mi? Alan Lakein'in sevdiğim bir sözü:  Zamanı ziyan eden,  hayatı ziyan eder.  Zamana sahip çıkan da hayata sahip çıkar.

Size 2016 yılından bahsetmek istiyorum. Az önce girişte söylediğim kitabımı yazdığım sene olduğu için bu seneyi seçtim. O sene gerçekten de bir kitap yazdım, yazılım mimarisi üzerine İngilizce bir kitap yazdım. Herhalde insanın iyi bildiği bir konuda bir saatte bir sayfa yazabileceği makul bir ortalama değil mi?  Herhalde öyle düşünüyorsunuz siz de. Benim bu kitabım yaklaşık dört yüz sayfalık bir kitap. Dolayısıyla ben o demin söylediğim yedi yüz saatlik zaman diliminin, yani ekranlara bakmak yerine kendime oluşturduğum zaman diliminin,  yaklaşık dört yüz saatini demek ki bu kitaba harcadım. Bir yandan müzikle uğraşıyorum ve yine yaklaşık ortalama değerler bunlar; günde yarım saatini bas gitarıma ayırıyorum desem, şarkı çalışmak için tekniğini geliştirmek için, yine bir sene boyunca yüz seksen saatimi de bas gitarımla geçirdiğim anlamına geliyor. Yogaya ilgileniyorum. Günaşırı yani iki günde bir yarım saatlik bir yoga çalışması yapsam demek ki bir sene boyunca doksan saatimi de yogaya ayırdım demektir. Geriye hala bir atmış saat var onu ne yaptığımı bilmiyorum.  Ama ne oldu 2016 yılı boyunca,  belki dizi izlemedim, arkadaşlarım dizilerden bahsederken bile karakterleri tanımıyordum. Sürekli gazete okumadığım için işte bazı köşe yazarlarının ya da bazı güncel konulardaki her yorumu belki bilmiyordum. Ama 2016 yılının sonunda Amerika’da yayınlanmış bir kitabım oldu, sayısız konsere çıktım ve yoga sayesinde sağlığımı korumuş oldum. Bu alışveriş bana kendimi çok karlı hissettiriyor.

Warren Buffett'in sevdiğim bir sözü: Bugün gölgede oturan dün ağaç dikendir. Yani zaman konusunda damlaya damlaya göl olur aslında benim yaklaşımım diyebiliriz. Oturup da böyle bütün cumartesi pazarını tek bir işle kapatmak yerine, her gün zaman ayırıp her gün bir saatimi her gün iki saatimi,  normalde ekrana bakacağım zamanı, dönüp sevdiğim işlere sistematik olarak ayırmak. İşte yarın benim gölgesinde oturacağım ağacı bana sağlıyor diyebiliriz.

Şimdiye kadar zamanın önemini gördük. En azından ben kendi hayatında nasıl boş zaman yaratıyorum biraz bundan bahsettim. Şimdi de bu ayırdığım boş zamanı nasıl yönettiğimden biraz bahsetmek istiyorum. Öyle ya hani bir saatlik bir vakit ayırıp da bilgisayar başına, enstrüman başına, veya sevdiğiniz konu her neyse onun başında oturduğumuzda, hangi sırada hangi işleri yapmak lazım hangi işlere öncelik vermek lazım? Çok detay işlerde boğulmadan gerçekten kritik adımları yapmayı nasıl sağlayacağız?

Bu konuda dünyada kabul görmüş 3 tane çok temel yöntem var. Bir tanesi Gettting Things Done(David Allen) yöntemi, öbürü Eisenhower Matrix(Dwight D. Eisenhower) yöntemi, öbürü de Pomodoro(Francesco Cirillo) yöntemi. Yani şu anda internette zaman yönetimi yöntemleri diye bir araştırma yapsanız, karşınıza çıkacak yöntemlerin başında bunlar gelecektir. Benim aslında zamanla evrilmiş ve kendi hayatıma uyguladığım yöntem, bu üç yöntemin birbiri içine geçmiş ve eritilmiş halinden oluşuyor diyebiliriz. Şimdi size biraz bundan bahsedeceğim.

Aslında bu benim uyguladığım yöntem toplam beş tane adım içeriyor. Beş tane basit adım.

Birinci adım Yakalama adımı. Burada hayatınızdaki işler için bir bilgisayar programı seçip onu kullanmanızı öneriyorum. Benim tavsiye ettiğim bir program var. Ama herkes kendine uygun bir şey bulabilir. Size arkadaşınızdan gelen bir mail olabilir,  aklınıza gelen bir fikir olabilir. O sırada kitap yazıyorsanız kitapla ilgili bir notunuz mutlaka olmalı. Yani hayatınızda yaptığınız her şeyi merkezi tek bir programa toplamanızı tavsiye ediyorum. En azından benim yaptığım şey bu. Bu programa hem bilgisayarınız hem cep telefonunuzdan hem tabletinizden, hepsinden birden erişmeniz çok avantajlı oluyor.  Örneğin bazen yolda giderken yazdığım kitap hakkında çok parlak bir fikir geliyor aklıma. Onu kaybetmeden hemen cep telefonundan kaydedebiliyorum. Ya da o sırada koşturuyor oluyorum. Başka bir iş yapmam gerektiği bana iletildiğinde hemen sesle kaydediyorum. Programın bu tarz esneklikleri olması, hayatınızı daha fazla kolaylaştırabilir. Ama buradaki temel yaklaşım, aklınıza gelen şeyleri veya size patronunuzdan, arkadaşlarınızdan, çalışma ekibinizdeki arkadaşlardan gelen şeyleri, programınızın gelen kutusuna yargılamadan bir atmak. Bu şekilde mesela gün içerisinde gelen kutunuza ilgilenilmesi gereken fikirler ve işler birikmiş oluyor.

İkinci adım parçalama adımı. Yani ben artık bir saatimi iki saatimi ayırıp bilgisayar başında oturduğumda, gelen kutusunda birikmiş olan işleri bir inceliyorum.  Bu işler arasında bazıları üç - beş dakikada bitecek nitelikte oluyor. Örneğin fatura ödeme. O faturayı çok fazla böyle kategorize etmeye, ertelemeye çalışmadan ödeyip çıkıyorum. Orada biraz pratik olmakta fayda var. Ama daha uzun vadeli işleri alt adımlara bölmek çok iyi bir fikir oluyor. Örneğin bir kitap yazıyorsam, işe aslında o kitabın içeriğini çıkararak başlıyorum. Böylece o kitabın başına oturduğumda, böyle bitmesi gereken kocaman bir kitap dağı görmüyorum. O güne mahsus, sadece o gün o kitaba küçük bir chapter yazıp,  bir paragrafını yazıp başından kalkmak, benim için o gün hedefi açısında yeterli oluyor. Aksi takdirde insan önünde büyük bir iş dağı gördüğünde, ondan kaçıyor kaçıyor kaçıyor ve bir yerden sonra soğuyup bırakıyor yapmadan. Hâlbuki bunu küçük adımlara, yani yönetebilecek küçük adımlara bölmek ve başına her oturduğunuzda tek bir küçük adımla ilgilenmek gerek. İşte Bir sene sonra arkanı dönüp bakıyorsunuz, bu kitabı da mı yazdım diyorsunuz. Hâlbuki her gün yarım saat yazdım sadece.  Ama bunları görmek bu açıdan önemli.  Ve birbiriyle bağlantılı işleri bir araya getirebilmek de önemli. Ben bunu kendi tercih ettiğim yazılımda hashtaglerle yapıyorum.  Örneğin müzikle ilgili üzerimde şu anda ne var? Ya da işte yazarlıkla ilgili veya şu anda yazılım projelerinde hangi işler beni bekliyor diye. Tek bir tıkla hepsini görmek önemli.

İşleri yakaladık, parçaladık. Sırada konumlandırma var arkadaşlar. Bu madde en azından benim nazarımda en eğlenceli ama en önemli bulduğum iş. Benim her zaman kullandığım bir tablo var.  Bu tablonun ilk sütununda benim sunumun başında da bahsettiğim kendi şapkalarım var. Hayatla ilgili işler bir şapka, Örneğimiz mesela fatura ödemektir buna benzer şeyler. Yazılımla ilgili işlerim başka bir şapka,  müzikle ilgili işlerim başka bir şapka, yazarlık başka bir şapka. Tabii bu herkesin hayatında farklı olacaktır. Ben burada kendimi örnek olarak sadece ortaya koyuyorum. Her birinizin hayatında taktığınız farklı şapkalar olacaktır. Ama denilmesi gereken şey, bu şapkalar benim için önem sırasına göre sıralanmış halde. Yani benim hayatımda yazılım daha öncelikli bir konu. Ama müzik de yazarlıktan daha öncelikli bir konu şu anda. Dolayısı ile bu sıralama bu şekilde. Ve burada da yüksek, orta ve düşük öncelikli işler için ayırdığım üç tane sütün var. Şimdi ben bu tabloyu nasıl kullanıyorum, gerçek bir örnekten size bahsedeyim. Örneğin bir arkadaşım arıyor, haftaya Kıbrıs'ta konser var, bas gitarını al gel diyor. Ama şu on tane şarkıyı çalışman lazım diyor. Şimdi benim için bu işin müzik satırında olduğu çok belli.  Hemen gelecek haftaya kadar on tane şarkı öğrenmem gerektiği için bu benim için önceliği yüksek bir iştir. Dolayısıyla bu işi müzik satırının yüksek öncelikli kutusuna koyuyorum. Ama bir kitap yazıyorsam bu kitap konusunda bir yarış yok, bir tarih yok, o kitabı ne zaman bitirirsem o zaman biter.  Dolayısıyla o sırada yazdığım kitap, yazarlık satırının orta öncelikli kısmına geliyor. Akabinde arkadaşım bana bir tane video göndermiş, komik bir video, bunu bir ara izlesene diye. Şimdi bu hayatta çok düşük öncelikli bir şey. Onu hayat satırının düşük önceliğine koyuyorum. Bu şekilde o sırada o esnada, hayatımın o aşamasında yaptığım bütün işleri, bu tabloyu açtığında bir arada ve önceliklendirilmiş olarak görme şansım oluyor.

Sıradaki adım basit değil mi, otur yap.  Sıra gerçekten oturup çalışmaya geldi yani üretken bir şekilde bilgisayar başında enstrüman başında, neredeyse. Sıra işleri yapmaya geldiğinde, buradaki püf nokta,  önce önemli işleri yapmak. Önemli işlerden zaman ve enerji kaldığı ölçüde daha önemsiz işleri yapmak. Öncelikle yüksek öncelikli işlerle başlıyorum çalışmaya. Önce hayatla ilgili önemli işler,  yazılımla ilgili müzik ile ilgili önemli işleri yapıp devam ediyorum. Onları bitirdim, halim kaldı mı? Vaktim kaldı mı?  Cevabım evetse orta öncelikli işlere devam ediyorum. Hala zamanım ve halim kaldıysa da düşük öncelikli işlere sıra ancak öyle geliyor. Öyle zamanlar oluyor ki iki hafta üç hafta düşük öncelikli işlere hiç dokunamadığım zamanlar da oluyor. Ama bu bence çok sağlıklı bir şey. En azından benim hayatımda şöyle bir kaba istatistiğim var. Düşük öncelikli yığınla iş geliyor bana yapmasam da olur yapsam da olur. Ama gerçekten benim hayatıma ve başkalarının hayatına anlam katacak önemli işler az sayıda büyük işler oluyor genelde. Ama ben küçük ve çok sayıda işlerin arasında boğulursam, sıra diğerlerine hiçbir zaman gelmiyor.  İşte benim için bu tablo önemli. Zaten neyin öncelikle olduğuna kendim karar veriyorum. Kendim verdiğim kararı objektif bir şekilde görebildiğini bir tablo oluyor. O yüzden kendi önemli dediğin işlere daha fazla vakit ayırıyorum. Son olarak da ortalama olarak ayda bir yaptığım bir şey var.  Baktım nereye gidiyor hangi işlerle uğraşmışım, hangi işler vaktimi almış hangisi almamış diye. Oturup inceliyorum, yani bir anlamda kendi kendimin eleştirmeni, kendi kendimin koçu olmuş oluyorum. Burada sorduğum sorular şunlar: Hayatımdaki bütün şapkaları yeterince takabiliyor muyum? Örneğin iki aydır tek satır yazı yazmadıysam anlıyorum ki yazarlık şapkamı biraz kenara bırakmışım. O zaman belki diğer işlerden bazılarını, beklemeye alıp, yazmak istediğim şeyler için biraz daha vakit ayırmak benim için mantıklı oluyor. Bu tabloda sürekli bekleyen ve hiç el atamadığım işler görmek beni biraz yoruyor açıkçası. Bu tablonun yaşayan ve enerjik bir tablo, etkin bir tablo olması gerekiyor. O yüzden burada dokunamadığım işler görüyorsam, bu işleri bir kenara alıyorum. Ne zamanki tablo biraz rahatladı, o bakamadığım işleri yapmaya sıra geldi diyorum. O zaman tekrar tabloya geri alıp onları o zaman tekrar gündeme alıyorum. Ve de arkadaşlar delegasyon.  Hayatta yalnız değiliz. Her şeyi kendimiz yapacağız diye bir şey yok. Özellikle bizim için düşük öncelikli olduğundan dolayı, uzun süre dokunamayacağım inandığımız işler varsa,  rica ederek diğer ekip arkadaşlarımıza veya bizden daha fazla öncelik verebilecek, beraber çalıştığımız diğer insanlar vermek de gayet makul bir çözüm. Bunu da her zaman aklımızda bulunduralım.

Son olarak birkaç ufak tefek tüyo paylaşmak istiyorum. Bu zaman yönetim sistemlerinde çok fazla söylenen bir şeydir,  bu işlerle her gün ilgilenmek çok önemli. Her gün iddialı olabilir ama fazla soğutmadan diyelim.  Çünkü bu tabloyu diyelim ki yaptınız hayatınızdaki sevdiğiniz yapmak istediğin şeyleri koydunuz,  iki hafta üç hafta boyunca bir konuya dokunmadığınızda, o konuyu unutmaya başlıyorsunuz. Konudan soğumaya başlıyorsunuz. Konuya bir daha dönmek çok zor hale gelmeye başlıyor. O yüzden böyle on dakika da olsa on beş dakika da olsa bir saatte olsa, fazla arayı açmadan bu tablodaki işlerinizle ilgilenmek, bu tabloyu dinamik tutuyor. Sizin için de konuyu bir anlamda ilerletmeniz anlamına geliyor. Hani damlaya damlaya göl olur gibi düşünün. Yani ben her gün sadece bir sayfa yazarak, bir senenin sonunda bir kitabım olmasını sağladım. Ama her gün sıfır sayfa yazsaydım, bir senenin sonunda sıfırım olacaktı. Hani bir damla bile uzun bir süreye yaydığınızda bir göle gerçekten dönüşüyor. Ben bunun kendi hayatında örneğini çok fazla gördüm.

Kendi sisteminizi basit ve sade tutmanızı öneriyorum. Hani her işi çok detaylandırmak, işleri birbirine bağlamaya çalışmak,  Bunlar sizi yoruyor. Orada paylaşabileceğim bir tüyo şu olmalı: Kullandığınız yazılımı her neyse,  siz yazılıma hizmet etmeye başladıysanız ya da iş yapmak yerine işleri düzenlemeye çalışıyorsanız orada bir yanlışlık var. Basit tutun. Yazılım size hizmet etsin. Steve Jobs'ın sevdiğin bir lafı vardı: Bilgisayarlar zihinlerimiz için bisiklettir diyordu. Gerçekten de kullandığınız yazılım sizin için bir bisiklet görevi görmeli. Yani sürekli bakımını yapmak zorunda olduğunuz bir araç olmamalı. Ve eğlenmek.  Sürekli bir askeri disipline bu sisteme girmek değil buradaki maksat. Ben genelde bir işi bitirip başka bir işe başlamadan önce arada bir mola mutlaka veriyorum. Ya işte sevdiğim bir video izliyorum. Ya da bir arkadaşım var arayacaksam arıyorum, mutlaka. Çalışmaya ayırdığım sürenin arasına beni eğlendirecek küçük molalar koymaya çalışıyorum.

Son olarak Muse'dan çok sevdiğimi şarkı sözünün Türkçe halini sizinle paylaşmak istiyorum. Sen zamanı ziyan edersen, zaman da seni ziyan eder. Çok teşekkür ederim beni dinlediğiniz için. Tekrar görüşmek üzere.

Kerem Köseoğlu, TEDx KoçSchool Konuşması

01.01.2021 03:38:53

Yorumlar