Btgunluk.com

Düşeyara uygulaması

Excel'in yaygın olarak kullanıldığı yerlerden biri de sertifika ve sonuç belgesi basımı. Örnek bir senaryoyu takip ederek bu tip bir uygulamanın nasıl hazırlanacağını adım adım görelim.

Bir dersanenin deneme sınavı yaptığını ve bu deneme sınavının sonuçlarının aşağıdaki şekilde Excel'de dersaneye verildiğini varsayalım.

Dersane bu sonuçları her öğrenciye sonuç kartı olarak da vermek istesin. Yani her öğrenciye, aşağıdaki boş belgenin dolu bir çıktısı verilecek olsun.

Yukarıdaki tabloda Ad Soyad'ın iki sütun sağındaki hücreye(D3) tıklandığında, ekranda bir combox belirmesini ve buradan öğrenci adlarının seçilebilmesini sağlayalım. Bunu yapabilmek için, D3 hücresi seçiliyken, Excel 2007'nin şeritindeki Veri sekmesinde yer alan Veri doğrulama seçeneği kullanılır.

Ekrana gelen aşağıdaki pencerenin İzin verilen bölümünden Liste seçilir.

Daha sonra aynı pencerenin Kaynak bölümünün yanındaki düğme tıklanır ve aşağıda görüldüğü gibi, tablonun ad ve soyadı içeren hücreleri seçililip en sağdaki düğme tıklanır.

Pencerenin en son hali aşağıdaki gibi olacaktır. Tamam'a tıklanır.

Artık D3'e tıklandığında, hücrenin sağ tarafında aşağıda görüldüğü gibi bir ok ekrana gelecektir. Bu oka tıklandığında bir liste açılacak ve burada öğrencilerin adları yer alacaktır.

Yaptığımız uygulamanın işe yaraması için; Matematik Neti, Fizik Neti, Kimya Neti ve Puanında yukarıdaki tabloya getirilmesi gerekir. İşte bunu yapabimek için Excel'in düşeyara fonksiyonu kullanılır.

Düşeyara fonskiyonunu bir sihirbazla eklemek için, Formüller sekmesindeki Arama ve Başvuru bölümünden DÜŞEYARA seçilir.

Bu komut verildiğinde ekrana aşağıdaki pencere gelir.

Bu pencerenin Aranan_değer bölümüne, neye göre arama yapılacağı girilir. Bizim örneğimizde Ad Soyad'a göre arama yapılacağından D3 hücresi seçilir. Düşeyara fonksiyonu sayesinde bu hücrenin yanındaki değerlere de ulaşabileceğiz. Tablo_dizisi bölümünde ise aramanın hangi aralığı kapsayacağı belirtilir. Tablo_dizisi ifadesinin yanındaki düğme tıklanarak bilginin aranacağı tablo aşağıdaki şekilde seçilir.

Sütün_indis_sayısı ifadesi ise, aranan değer bulunduktan sonra kaçıncı sıradaki hücredeki verinin alınacağını ifade eder. Biz Matematik netlerine ulaşmaya çalıştığımızdan buraya 2 değerin yazmamız gerekir. Eğer Fizik Netlerine ulaşmamamız gerekseydi, buraya 3; Kimya netlerine ulaşmamız gerekseydi 4 yazacaktık.

Son olarak Aralık_bak değerine tablomuz sıralı ise DOĞRU, değilse YANLIŞ yazıyoruz. Bizim bilgileri aradığımız tablomuz sırasız olduğundan buraya YANLIŞ yazıyoruz ve Tamam'a tıklayrak işlemi bitiriyoruz.

Oluşan formülün Sütun_indis_sayısı'nı değiştirerek diğer hücrelere uyguladıktan sonra, hangi ad soyadı seçersek, ona ait netler tabloya getirilmiş olacaktır.

Her ne kadar yazımı biraz uzatacak da olsam, hazırladığım Excel belgesine şöyle bir özellik eklemeyi de anlatmak istiyorum. Hangi öğrenciye sonuç kartı verildiğini takip etmek için, tablomuzu aşağıdaki hale getirelim.

Sonuç kartımızı vereceğim bölüme de aşağıdaki gibi bir düğme koyalım. Bu düğmeye tıkladığımızda yukarıdaki tablonun Kontrol bölümüne bir X koysun. Bir Excel belgesine nasıl düğme ekleneceği öğrenmek için buraya tıklayabilirsiniz.

Son olarak da aşağıdaki makroyu bu düğmeye atıyoruz.

Sub Düğme3_Tıklat()
  'D3 hücresini seç
  Range("D3").Select
  'D3'teki değeri ad değişkenine ata
  ad = ActiveCell.Text
  'K3den K8e kadar döngü oluştumak için komutlar
  For i = 3 To 8
    Range("K" & i).Select
    'eğer K3 K8 arasında aranılan adı bulursa
    If ActiveCell.Text = ad Then
      'aynı satırdaki P sütunundaki hücreyi seç ve X yazdır
      Range("P" & i).Select
      ActiveCell.FormulaR1C1 = "X"
    End If
  Next i
  Range("D3").Select
End Sub

Böylece öğrencinin sonuç kartı oluşturulduktan sonra, İşaretle düğmesine basıldığında, tablonun Kontrol alanına bir X işareti konulacaktır.